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第201回「良い会議、悪い会議」

本来、会議には様々な目的がある。
「連絡」、「報告」、「確認」、「意見交換」、
そして重要である「決定に向けての協議」。
しかし多くの会社では、その会議の目的を見失ってしまっている。
月1回、週1回と定期的に開催することで満足してしまい、
会議で「成果」を産み出すという、
本来のあるべき姿を忘れてしまっているのである。
すなわち、会議が形骸化しているのである。
効果的で中身のある会議を行うためには、
まず「準備」が重要となってくる。その「準備」とは、
「主催者が開催の目的を確認すること」、
「参加メンバーの選定」、
「資料の事前配布」の3つである。

2つ目に挙げた「参加メンバーの選定」は先週号で詳しく述べているが、
会議のテーマ・内容と、それに伴う参加メンバーのミスマッチが多い。
テーマが現場側の内容にもかかわらず、現場を熟知しているメンバーが不在であったり、
経営判断がテーマにも関わらず、経営幹部が参加していなかったりするケースである。
1つ目の「主催者が開催の目的を確認すること」とは、
主催者自身が「こういうものを導いていく」という目的意識と仮説を持つことである。
たとえば、参加メンバーにできるだけ多くの意見や考えを聞き出せば、
会議としては全員参加型になり、
意見を吸い上げるというメリットがある。
しかしその分、意見をまとめることが困難になってくる。
従って、主催者が目的や仮説を持って、
結論を暫定的にでも出さなければ、
その会議は成果を産み出さないのである。
そうしなければ、次回へ繰り延ばしされるか、
放置されたままとなってしまう。
会議を効果的に行う上で、3つ目の「資料準備」も重要である。
多くの企業は、会議当日に資料が配られる。
それは資料作成者が直前まで作業を行っているからである。
しかし、こういった会議は、時間の大半を資料説明とその報告に費やしてしまう。
その結果、最も重要な施策や次善策、顧客ターゲット、
方法、進め方、ツールと言った解決策にまで辿りつけない場合が多い。

この3つの準備の他には、
「会議時間は最大2時間とする
(2時間以上になると集中力が途切れ、ムダなやりとりが多くなるため)」、
「進行役または議長の決定」、
「議事録もしくは議事メモの作成とその配布」、
「サブミーティングの開催とその内容報告(本会議では消化しきれなかった事柄や、あまりにも細かく、当事者間で話し合うことが望ましい事柄などの場合、別途開催しそこで内容を固めておく)」、
「次回の会議のテーマをあらかじめ決めておく」
などの点が挙げられる。