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第372回「報・連・相の徹底(前編)」

1.「報・連・相」とは
報・連・相・・・「報告・連絡・相談」の略
報告・・・
つげ知らせること。特に、研究や調査の結果、与えられた任務の結果などについて述べること。また、その内容。
連絡・・・
(1)互いにつながり・関連があること。また、つながり・関連をつけること。また、そのつながり・関連。 (例)「二つの物事の間に—を見出す」

(2)関係の人に情報などを知らせること。(例)「—がとだえる」「警察に—する」「—をとる」

(3)交通機関が、ある一つのところで接続していること。(例)「この電車は終点でバスと—している」

相談・・・
物事を決めるために他の人の意見を聞いたり、話し合ったりすること。 また、その話し合い。

2.何故必要なのか
(1)効率よく働くため
会社は組織として大勢の人が協力して働いており、情報が円滑に流れることにより周りの人や自分の仕事が効率的に行うことができるようになる。
(2)トラブルやミスの被害を最小限に押さえるため
トラブルやミスの報告は「悪い報告は良い報告」と理解して大至急行うことにより、小さなうちに解決することができる。
<報・連・相の効用>
短期的効用・・・①情報の共有化、②物事への早期対応
中長期的効用・・①知恵(ノウハウ)の共有化、資産化、②利益拡大、③売上向上

3.報・連・相が必要なケース
(1)指示された仕事が終わった時
仕事が終了しても報告しなければ仕事は終わったことにならない。仕事の終了時には上司に報告を行う。
(2)仕事の進捗状況(大事な作業、長期にわたる仕事)
上司から進捗状況を聞かれるようでは失格である。こちらから常に進捗状況を報告する。
(3)作業方法を変更する必要があるとき
指示された方法でうまく行かないなど、作業方法の変更が必要な時には報告、相談を行う。
(4)トラブルが発生した時
機械の故障、出荷の間違い、その他の事故などのトラブル発生時にはすぐに報告、相談を行う。
(5)ミスを起こしたとき
ミスを隠すと後で大問題となることもある。素直に上司に報告、相談を行い指示を仰ぐ。
(6)仕事上、有益となる情報、意見
作業の改善案を思いついたり、仕事で役立つ情報などを入手したら、報告、連絡を行う。

4.報告の3要素
(1)頻度(タイミング)
a)即時報告(速報)
b)中間報告
c)最終報告
 ひとつの業務に対して報告は最低3回発生する

 (2)内容 
報告をする内容は、伝えるべき内容を取捨選択する
a)即時報告 = 客観的な結果とキーポイント(および今後の対策)
b)最終報告 = 最終結果の報告

 (3)方法
a)口頭・電話
b)メモ・付箋紙など
c)文書(報告書類、E−Mail・グループウェア (ロータスノーツなど)の電子媒体を含む)

※次回、後編に続く