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第477回「会議が多い会社の心配事」

会議が多い会社には次のような心配事が潜んでいる。今は課題・問題点になっていなくとも、今後、そのようになる恐れを大きく秘めているのである。

 1.1人当たりの生産性が上がらない、悪い。
 2.残業時間が増える傾向にある。
 3.本来の業務(本業)を表面的にしか対処できない。
 4.誰が、いつまでに、どのレベルまで行うという決定を下す習慣は出来ているが、やるべ
   き事柄が多すぎて形式的になっている、又は「まだ出来ていない」がまかり通る。
 5.議事録を作成する事が仕事になってしまっている。
 6.作成した議事録を遡って読み返す人は皆無である。
 7.会議が多いために業務優先順位を決めるモノサシが狂っていると自覚している。
 8.メリハリが効かない。
 9.物事の“本質”を見失っている。
10.会議主催者の自己満足で終っており、参加者にとっては消化不良となっている。
11.顧客への対応が悪い、QR(クイックレスポンス)が出来ていない。
12.対策、解決策を導き出すための会議であることは分かっているが、準備不足で参加し
   てしまう。
13.途中参加者、退席者が徐々に増えていき、結局会議の体を成さなくなってしまう。
14.(先ずは)自分で考える力が弱っている。
15.現場軽視体質になっている。
16.資料又はデータが常に膨大である。
17.情報システム部門の力が弱く、社内共有化システムが不在、又は有効な使い方が示さ
   れていない。

などが挙げられる。

読者の方々にはいくつの内容が該当するだろうか。会議はそのテーマが果たされれば“廃止”するスクラップ&ビルドが基本であり、期間限定が不可欠である。その上で最終目的(目標)の共有は勿論のこと、誰を議長(リーダー)にするかで会議の成否は決まるのである。

孤軍奮闘、自己完結も会社としては良い成果を得られない場合が多くあるが、反対に何か問題があれば「会議」、行き詰まれば「ミーティング」、気に入らない事があれば「面談」というように先ずは個で考え、仮説を出してみるプロセスをたどらず、“集まり”に逃避している事も少なくない。

筆者の信条の1つに「3回の会議より1回の現場」がある。

皆さんの会社にはいくつのムダな会議があるだろうか。あるとすれば勇気を持って一度、上司に提案してみてはいかがだろうか。他の人も同じ事を感じている筈である。

(再掲載)

 
物流コンサルティング・コンサルタント